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ERP软件比较注重软件的内部控制功能

2020-02-07
ERP软件比较注重内部控制功能。企业管理软件设计得好,就有利于互相牵制、互相监督,就有利于加强管理,堵塞漏洞。许多地方,看似无关紧要,可一旦你对它有了了解,就会觉得它先进的管理思想。高品质的内在质量,并不体现在企业的广告宣传上,也不体现在漂亮的界面上,而是体现在实实在在的功能上,体现在许多细节中,体现在系统清晰的控制思想上。
反观电算化软件购销存系统的发展,大多是以财务软件为中心的外围扩展。财务软件的设计最初基本上是从模拟手工开始的,很难谈得上有先进的思想,有的甚至是手工的翻版,以后版本的改进与提高,也很难完全消除这种模拟手工处理的痕迹,只是达到了满足日常核算的要求而已,很难体现先进的管理思想。
与电算化软件相比,ERP软件更注重经营的管理与控制。例如,在销售与应收账款子系统,用户可以给各客户设定贷项限额、赊销期、可享受的销售折扣与现金折扣等(一般由权限较高的主管设定)。输入客户订单后,系统将自动检查该客户的欠款有无超过赊销期、原有欠款加上本次订货金额有无超过其贷项限额,超过的订单将被挂起,直到客户归还欠款或经有关主管特别批准才能发货。客户的订单通过了上述审核后,系统才允许开出销售单通知仓库发货。仓库发货必须以销售单为依据。发货资料从存货管理子系统输入,一经确认,系统自动按标准成本扣减存货,并编制自动转账凭证:
借:产品销售成本
贷:产成品
科目代码及摘要均可由用户事先定义,送总账处理子系统入账。同时,由销售与应收账款子系统开出销售发票(根据经确认发货的销售单和已定义的各产品销售价格自动开出,销售人员可给予客户折扣,但折扣不得超过该客户预定的折扣率),登记客户的应收账款,并编制自动转账凭证:
借:应收账款,
贷:产品销售收入,
应交增值税销项税;(其中“应交增值税销项税”由系统根据初始化时定义的税率计算)
送总账处理子系统入账。又如,在生产与成本管理子系统,系统提供多步骤生产管理功能。用户可以按产品构成和费用预算定义各步半成品和产成品的成本结构,系统可自动计算各产品标准成本。系统只有接到生产ゲ旁市矸⒘稀J淙刖嫉纳ǖズ螅低匙远匆讯ㄒ宓牟放浞郊扑悴⑾虿挚夥⒊隽炝贤ㄖ7蔷泄刂鞴芴厥馀迹导柿炝喜坏贸曜加昧康?0%。原材料或半成品一旦领出,系统自动按标准成本扣减存货并计入该生产单的生产成本。半成品或产成品完工入库(对多步骤生产中的半成品,从一个生产步骤转入另一步骤,尽管没有真正入库,为计算成本作逻辑入库后再领取半成品处理),系统自动按标准成本扣减生产成本,增加相应存货,并计算出产品成本差异,以便管理人员进行分析与控制。可见,ERP软件不仅有完善的财务核算与业务处理功能,而且很注重业务处理过程中的管理与控制。软件不仅为管理人员提供管理信息,而且本身也执行不少管理控制。
体现先进的管理思想,还有一层含义,那就是软件要结构清晰,不能太复杂。要便于使用,不能比手工处理还麻烦。软件不可能把企业方方面面的处理完全都包括在内。计算机还代替不了人。因此,在软件设计开发时要考虑某一种处理是否适合由计算机来完成,如果由软件来完成比较困难,增加了软件的复杂性,有损于软件整体思想,就应该换个角度,看能否从其他方面予以处理和控制。企业管理软件不是无所不能的,它不能实现管理的全自动化,不能解决企业的所有问题。对此,用户应该有所认识,适合机器来做的可用软件完成,不适合的就要人工干预。不要让软件无所不包,无所不有。即使是适合计算机来完成的工作,一个软件商也不可能方方面面都做得好。软件开发要有主次,技术上、功能上有自己的特色,有自己的竞争优势。想做好的事太多,反而样样都做好。有的软件号称有几百个上千项功能,这有必要吗?很可能主次不分,没有特色,这样的软件不一定是好软件。

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